就職・転職活動中、応募先企業とメールでやりとりをする機会は多くあります。

こんなにもたくさんあるメールを送る場面！

・会社説明会の申し込みメール
・会社説明会の連絡の返信メール
・会社説明会後のお礼メール
・面接連絡へのお礼・確認メール
・面接後のお礼メール
・内定のお礼メール
・入社日の連絡への確認メール

この他にも、面接日の変更や、面接や内定辞退のお詫びメールなども発生する場合があります。

今や、ほとんどの企業が面接などの連絡はメールで通知します。

メールの返信方法を知っておくことが内定への近道です！

「件名→宛名→挨拶→本文→結び→署名」

この基本さえ覚えていれば、どんな内容のメールにも対応出来るはずです。

①件名

件名は必ず書くようにしましょう。

ひと目見ただけでメールの内容がわかるよう簡潔にすることがポイントです。

会社説明会の申し込みついて／山田太郎

面接のお礼（●●大学　山田太郎）

用件＋（学校名）＋自分の名前をお忘れなく！

また、企業からのメールに返信する場合、件名は変えず自分の名前を添えて返信した方がベストです。

RE：●●●●●●／山田太郎

≪NG例≫
「お世話になっております」「お疲れ様です」「ありがとうございます」「返信をお願いします」など。

これらは迷惑メールと勘違いされたり、相手に用件が全く伝わりません。

②宛名

株式会社●●●●
採用ご担当者様

●●株式会社
人事部　△△様

会社名・部署名・担当者名は正確に書きましょう。

③挨拶

お世話になっております。山田太郎でございます。

はじめてご連絡させていただきます。私、山田太郎と申します。

◯◯大学 ◯◯学部山田太郎です。

まずは自分を名乗った後、以下のような挨拶を続けて書きます。

今回は面接の機会をいただき、ありがとうございます。

ご連絡をいただきありがとうございます。

④本文

≪面接日程の連絡の場合≫

・日程の候補を送る場合

今回は面接の機会を頂き、ありがとうございます。
大変申し訳ないのですが、現職の業務の都合上、
下記日程で調整いただくことは可能でしょうか。

●月●日（●）10時～12時
●月●日（●）13時～18時
●月●日（●）16時以降

・企業からの日時指定に対しては

面接日のご調整をいただき、ありがとうございました。
下記の日時、承知いたしました。
●月●日（●）15時に、御社にお伺いさせていただきます。

⑤結び

「お忙しい中、お手数をおかけいたしますが」や「お忙しい中恐縮ではございますが」などを添えて文章を締めましょう。
「宜しくお願いいたします」だけよりも印象がアップします。

⑥署名

ビジネスメールでは署名を付けるのは常識です。
名前、住所、電話番号、メールアドレスの順番で改行して並べるのが一般的です。

******************************
山田太郎
東京都□□区Δ-Δ-Δ
電話：090-××××-××××
e-mail：△△@××.com
******************************

************************************
●●大学　●●学部●●学科
山田太郎
神奈川県○○市□□区Δ-Δ-Δ
電話：090-××××-××××
メールアドレス：△△@××.com
************************************

まだまだ気をつけたいメールマナー

 

 

 

 

・携帯電話のアドレスでのやりとり

携帯メールは、企業側のメールの設定によっては、迷惑メールとして振り分けられてしまったり、受信拒否されてしまったりなど、メールが不達になってしまう可能性があります。

またビジネスメールはPCでやりとりするものというマナーもあるため、
採用担当者によっては携帯メールを好ましく思わないケースもあります。

携帯電話宛にメールが届くと確かに便利ですが、
PCアドレスから携帯電話への転送も出来るので、
アドレスの登録はできるだけPCのアドレスを使用しましょう。

・返信が遅い

メールは遅くても24時間以内に返すというのがマナーです。
就職・転職活動中はこまめなメールチェックは必須です。

忙しくて回答できない、検討に時間がかかる場合などは、
メ－ルを受け取った旨の返信をするだけでも相手を安心させ、好感度も増します。

・メールアドレスが苦笑を誘う

takkun-love.forever@××.com
syu-syokusitai@××.com

友達同士でのメールのやり取りではどのようなメールアドレスでも構いませんが、
応募先企業が苦笑してしまうようなアドレスは避けた方が良いでしょう。

メールアカウント作成初期に設定した表示名も要注意です。

ニックネーム「差出人：やまぴょん」　　　苗字だけ「差出人：山田」

・改行がない

改行がないととても読みづらく、読むのが面倒だと思われてしまいます。
1行は30字以内に収め、3～4行ごとに改行すると読みやすくなります。

・記号を使わない

「！」や「？」を多用するとくだけた印象になってしまいます。
顔文字はもちろんNGです。
半角カタカナや機種依存文字は文字化けする恐れがあります。

最後は誤字・脱字がないかよくチェックしてから送信するように心がけましょう。