始まって1分で終わらせたくなる！？電話の印象が悪い人
キャリアトレインの就職・転職相談は、電話で行うことが多いのですが、1年に1～2人くらいの割合で、始まって1分でどうやって終わらせようか考えてしまう方がいます。
せっかく時間を取っていただいたので申し訳ないとは思いますが、本当に驚くほど電話の印象が悪い方がいます。
例えばこんな人。
×挨拶しない（終始ほぼ無言）
×質問に答えてくれない
×話はいいから仕事を紹介しろと言う
×何を言っても否定する
×失礼なレベルのタメ口
キャリアコンサルタントとしては、相談者の話に耳を傾けることが基本ですが、就職・転職への活路を見出すのもこちらの仕事です。
5分や10分で話を切り上げるということはありませんが、根気よくサポートするのも限度があります。
就職・転職相談に限らず、電話での印象が悪いと、仕事をするにも悪影響しかありません。
電話での印象が悪い方は以下のような特徴があります。
– 適切でない声のトーンと話し方
– 不快感を与える言葉遣い
– ビジネスマナーを欠いた対応
– 相手の話や質問を無視する態度
– 電話対応での過度な自己主張
自分ではまったく意識せず（悪気はなく）話しているのかもしれませんが、どの企業でも、電話対応は重要なコミュニケーション手段ですから、ぜひ意識して取り組んでみましょう。
これらのポイントを改善することで、電話での印象が向上し、仕事でも信頼感を高めることができるはず！
電話の印象が悪い人の特徴と理由
電話の印象が悪い人の特徴は、声のトーンや話し方、そして相手に不快感を与える言葉遣いが挙げられます。
このような印象を与える理由は、自分のコミュニケーションスキルや電話マナーの不足によるものです。
また、相手の立場や気持ちを考慮していないため、不快感を与えてしまうことが多いです。
ここでは、それぞれの理由と具体例を解説します。
声のトーンと話し方が適切でない
適切でない声のトーンや話し方が印象を悪くする大きな要因です。
例えば、声が小さすぎるか話す速度が速すぎると、相手に内容が伝わらないことがあります。
さらに、声のトーンが単調であると、相手が退屈し、興味を失う可能性があります。
もし声が大きすぎる場合は、相手に圧迫感や怒りを感じさせてしまうこともあります。
これらの問題を解決する方法は、まず自分の話し方に気づくこと、そして練習を重ねて改善することが大切です。
具体的には、録音して自分の話し方やトーンを確認したり、他人からのフィードバックを求めることがおすすめです。
相手に不快感を与える言葉遣い
相手に不快感を与える言葉遣いも、電話の印象を悪くする原因です。
たとえば、タメ口や乱暴な言い回し、敬語の使い方が不適切な場合、相手に対する敬意が感じられず、信頼を失ってしまいます。
また、自分の意見ばかり主張し、相手の意見や質問を無視するような態度も不快感を与えます。
これらの問題を解決するためには、コミュニケーションスキルの向上と、相手に対する敬意を持つことが大切です。
具体的には、相手の話を聞く姿勢を持ち、適切な敬語を使い、相手の立場や気持ちを尊重するよう努めることです。
また、定期的な研修や業務での注意喚起を行い、言葉遣いの改善を促すことが重要です。
ビジネスマナーを欠いた対応
ビジネスマナーを欠いた対応は、相手に不快感を与えるだけでなく、自分や会社の信頼を損なう原因となります。
具体例とその理由について説明します。
まず、挨拶や敬語を怠ることは、基本的なマナー違反であり、相手に対する敬意が欠けている印象を与えます。
また、話し方やトーンに気を付けないと、無意識に高圧的な態度や横柄な印象を与えることがあります。
さらに、電話での応対時に注意が必要なポイントは、相手の名前や会社名を正確に確認し、適切に呼ぶことです。
相手の名前を間違えると、相手に対するリスペクトがないと認識される可能性があります。
相手の話や質問を無視する態度
相手の話や質問を無視する態度は、コミュニケーションにおいて大変失礼なものです。
相手が不快に感じるだけでなく、自分や会社の評価も下がります。
具体例として、電話応対中に相手の話を遮ってしまうことや、質問に合わせた回答をせずに無関係なことを話し続けることが挙げられます。
これらは相手に対して興味やリスペクトがないと受け取られかねません。
相手の話を聞くことや質問に対応することは、基本的なコミュニケーションスキルであり、ビジネスシーンにおいては欠かせません。
電話対応での過度な自己主張
電話対応での過度な自己主張は、相手に不快感を与えるだけでなく、自分や会社のイメージを損ねる恐れがあります。
具体例とその理由を解説します。
まず、自分の意見を強く主張しすぎることによって、相手が押し切られていると感じたり、意見が通じないと思わせることがあります。
これは相手との良好な関係構築に悪影響を及ぼすため、適度な自己主張に留めることが望ましいです。
また、自分の業績や実績について過剰に話すことも、相手に自慢や自己顕示と捉えられかねません。
相手が興味を持っている場合や、必要に応じて適切なタイミングで伝えることが大切です。
さらに、電話応対では、話題が自分中心になりがちですが、相手のニーズや要望に対応することが重要です。
自己主張を抑え、相手とのコミュニケーションに努めましょう。
相手をリスペクトし丁寧な言葉を心がける
相手をリスペクトし、丁寧な言葉を心がけることは、電話対応の基本です。
理由は、相手への敬意を示すことで信頼関係を築くためです。
ビジネスマナーとして、「ありがとうございます」や「お手数をおかけします」などの謙虚な言葉を使うことも大切です。
このような丁寧な言葉遣いは、相手とのコミュニケーションをスムーズに進めるだけでなく、相手が抱く不安や疑問を解消する効果もあります。
話し方や声のトーンにも気を配る
話し方や声のトーンにも気を配ることは、電話対応で印象を良くするために重要です。
まず、話し方については、速度や間（ま）、抑揚などをコントロールして、相手が理解しやすいように心がけましょう。
例えば、質問に答える際には、ゆっくりと丁寧に説明することが大切です。
また、話の途中で相手が理解しているかどうか確認することも、大切なポイントです。
次に、声のトーンに関しては、相手に不快感を与えないように、明るく、自然なトーンで話すことが重要です。
話し方の例として、ナチュラルな笑顔を浮かべて話すことで、表情が声に現れる効果があります。
さらに、適切な声の大きさで話すことも、相手が楽に聞き取ることができるため、好印象を与えることに繋がります。
まとめ：電話対応で印象を向上させるためのポイント
電話対応で印象を向上させるポイントは、相手をリスペクトし丁寧な言葉を心がけることと、話し方や声のトーンに気を配ることです。
これらのポイントを意識することで、相手に信頼される対応ができるでしょう。
まずは意識して、これらのポイントを実践してみてください。
